Jak plánovat a pracovat efektivněji

Nezvládáte své projekty? Poradím vám, jak plánovat a pracovat efektivněji každý den.

Od složitých projektů k mikro úkolům.

Ideální je začít u myšlenkové mapy, alespoň já tak začínám pro hlavní rozplánování. Každý projekt si rozepište do větví a do klíčových slov. Na článek o myšlenkových mapách se můžete těšit již brzy v našem magazínu.

Jednotlivá finální klíčová slova pak obsahují téma, která už přímo lze "rozsekat" do jednotlivých mikro úkolů.

Modelová situace v myšlenkové mapě:
La-Vin.cz > Doprava > DPD

Všimněte si, že úkol v myšlenkové mapě je dost komlexní a mohl by svádět k prokrastinaci, kterou všichni dobře známe :-). Proč? Jednoduše je poměrně velký a budete ho před sebou tlačit jako buldozer. Zkuste nad úkolem v klidu jen popřemýšlet, než ho začnete realizovat rozplánujte ho více detailněji. Ideálně den předem.

Stačí využít jednoduchý úkolovník a "rozsekat" si úkol na drobnější mikro úkoly, v našem případě to může být:

• zjistit, zda-li přepravce podporuje tmavé přebaly
• zjistit ceny dopravy (včetně mýtného) a povolené hmotnosti
• zjistit aktuální cenu balného za 1 kg
• zapsat dopravu do tabulky doprav a vypočítat cenu s balným (pro přehled)
• zjistit reklamační podmínky a kontakt na našeho člověka v reklamačním oddělení
• ceny přepsat z tabulky dle kg do e-shopu
• propojit s platebními možnostmi a aktivovat dopravu v košíku

Hotovo. Jeden úkol přehledně rozdělený na několik pod-úkolů (mikro úkolů) na konkrétní den. I když vše nestihnete v jeden den, alespoň část zvládnete určitě a zbytek snadno přesunete na další den, kdy úkol kompletně doděláte. Celá práce je zábavnější a stáváte se lovci mikro úkolů.

Proč neplánovat mikro úkoly přímo v myšlenkové mapě?
V myšlenkové mapě se vždy zabýváme daným projektem, mezi tím mohou příjít úkoly z jiného projektu a sledovat je všechny ve všech myšlenkových mapách už je časově náročné. Navíc není šance nastavit přípomínku jako v úkolníčku, není to přehledné.

Proč vynechat kalendář?
Zadávání je zdlouhavé a časově nemusí sedět. Navíc je dost frustrující vidět, že jste úkol naplánovali na 10:00, v 11:00 měl být hotový a vy ještě nejste ani v půlce...

Kdy a na jak dlouho plánovat?
Ideálně každý den večer. Plánuji nejdéle na 7 dní, ne více.

Čemu se při práci vyhnout?
Čemukoliv, co obsahuje newsfeedy. Ať už Facebook, Twitter nebo Instagram. Komunikujete přes Facebook? Nevadí, zkuste Messenger.com přímo od Facebooku - je bez newsfeedu :-).

Jaké úkolovníky použít?
Je vhodné mít aplikaci v Macu nebo PC, mobilu a klidně i hodinkách (pro přípomínky). Jednoduše ve všech zařízeních pro lepší přehled.

Pro Mac, iPhone, iPad i Apple Watch je ideálním úkolovníkem Clear

• podporuje několik seznamů
• splněné úkoly jsou škrtnuté
• můžete nastavit upozornění k jednotlivým úkolům
• splněný seznam kliknutím zahodíte

nebo

Pro Android, iOS, web i Chrome je ideální Google Keep

• podporuje vložení obrázků
• umožňuje spolupracovat na úkolech
• lze nastavit upozornění

Na tento styl práce si poměrně rychle zvyknete. Zkuste ho a napište jak vám vyhovuje.